Zeitmanagement funktioniert nicht!

So oder ähnlich fangen viele Gespräche zum Thema Zeitmanagement an. „Richtiges“ Zeitmanagement ist zu starr, nicht praktikabel. Klingt in der Theorie toll, funktioniert aber im Alltag nicht. Zeitmanagement erfordert, dass „alle“ mitmachen. Alleine kann das gar nicht gehen. Dabei sind sich alle einig. Irgendwie hat der Tag zu wenige Stunden und die Woche ist zu kurz. Immer mehr E-Mails, Aufgaben und Termine im Beruf und im Privatleben wirken oft erschlagend. Genau deshalb ist realistisches Zeitmanagement ein Werkzeug der Selbstorganisation, dass uns in jedem Lebensbereich hilft aus dem Hamsterrad auszusteigen und wieder Luft zu schnappen.

Wer mehr Zeit haben möchte, benötigt erstens eine gute Planung und zweitens eine Planung die zum eigenen Leben passt. Zeitdruck und negativer Stress entstehen meistens dann, wenn wir uns zu viel zumuten und dann von den Aufgaben und fehlendem Puffer überrollt werden, da augenscheinlich alles sofort erledigt werden muss. Auch verstehen viele den erstellen Plan als zwingend. Ich muss eine Aufgabe erledigen und kann dann erst die nächste angehen. Diese „falsche“ Art der Zeitplanung betrifft viele von uns.

Zeitmanagement funktioniert dann, wenn wir uns die geplante Zeit als Ideal vorstellen und wissen, dass es Änderungen gibt, weil Unvorhergesehenes passiert, und wir flexibel reagieren müssen.

Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen – nur Ihr Verhalten.

– Prof. Michael Kastner

Wenn du dir die Aussage von Prof. Michael Kastner zu Herzen nimmst, dann hast du den ersten Schritt getan. Die Zeit an sich schreitet voran. Irgendwann ist der Tag zu Ende und ein neuer beginnt. Also geht es um die Frage, wie gehst du mit der zur Verfügung stehenden Zeit um?

Mit wirkungsvollen Maßnahmen kannst du pragmatisch dein Verhalten ändern und deinen Alltag optimal nutzen, ohne dich zu verrennen.

1. Abgeben oder selber machen?

Mal Hand aufs Herz . Welche Aufgaben müsstest du nicht zwingend selbst machen? Welche Aufgaben kannst wirklich nur du übernehmen? Frage dich, was kannst du vollständig abgeben oder zumindest teilweise delegieren? Nimm dir regelmäßig Zeit – ein paar Minuten reichen aus – und stelle dir immer wieder die Frage, ob die Aufgabe von einer anderen Person erledigt werden kann oder wer dich unterstützen könnte. Es geht hier nicht darum, dass du dich vor Aufgaben drücken sollst ;-), sondern um eine ehrlich Bewertung der Sinnhaftigkeit.

2. Weniger Kram, mehr Zeit!

Wissenschaftliche Studien haben gezeigt, dass wir bis zu einer Stunde am Tag damit verbringen, Dinge wie Schlüssel, Dokumente oder sonstige Arbeitsmaterialien zu suchen. Je mehr „Kram“ wir besitzen, desto mehr Zeit kostet uns die Suche und Verwaltung. Miste deshalb regelmäßig aus und Frage dich immer welchen Nutzen etwas hat. „Das kann ich bestimmt irgendwann mal gebrauchen.“ ist dabei keine relevante Antwort.

Einen nachhaltigen Effekt erreichst du über Regelmäßigkeit. Räume zum Beispiel jeden Tag am Feierabend deinen Schreibtisch auf. Setzt du das konsequent um, dann wird es auch nicht lange dauern. Nimm dir für größere Ablagen mehr Zeit, aber auch regelmäßig. Ob wöchentlich, monatlich oder einmal im Quartal, das kannst nur du entscheiden, aber auch hier führt Regelmäßigkeit zu weniger Aufwand und weniger „Kram“.

Das funktioniert übrigens auch gut im Privatleben. Bevor du mal wieder etwas in eine Schublade wirfst oder in den Schrank stopfst, frage dich warum du den Gegenstand behalten möchtest. Nimm dir im festen Rhythmus Schränke, Zimmer oder andere Räume wie Keller oder Garage vor und trenne dich von Ballast.

3. Schaffe dir eine Insel

„Zeit, die wir uns nehmen, ist Zeit, die uns etwas gibt.“, so ein Zitat des Schriftstellers Ernst Ferstel. Wie kannst du dir Zeit für dich frei machen? Wie kannst du deine Zeitinsel schaffen? Die Antwort lautet, werde dir über deine Prioritäten klar. Stelle dir ganz konkret die Frage, für welche Aufgaben oder Aktivitäten du dir in der kommenden Woche Zeit nehmen möchtest. Wann möchtest du das tun und in welchen Zeitrahmen? Plane diese Termine ganz konkret in deinem Terminkalender ein.

4. Could do statt To do

Viele begehen den Fehler sich ihre To do Listen mit zwingenden Aufgaben zu füllen – oft auch noch mit viel zu vielen Aufgaben – und sind dann frustriert weil der Plan nicht aufgeht. Erst entsteht Druck alles erledigen zu wollen und dann schaffen wir nur einen Teil davon, haben also ein negatives Ergebnis, ein enttäuschendes Erlebnis. Damit verfehlt deine Liste aber ihren Zweck im Zeitmanagement bzw. im Management deines Verhaltens in der zur Verfügung stehenden Zeit.

Eine Could do Liste knüpft an der Idee eines idealen Tags, einer idealen Woche etc. an. Frage dich immer wie der ideale Zeitraum aussehen würde und plane diesen so.

• Aufgaben und Termine, die erledigt werden müssen.
• Aufgaben und Termine, die erledigt werden können.
• Aufgaben, Termine und Ideen, die irgendwann mal erledigt werden könnten.

Wichtig ist zu akzeptieren, dass der Plan eben nie zu 100% umgesetzt werden kann und das ist auch OK so. Es geht hier um deine Konsistenz und Konsequenz an den Dingen dran zu bleiben. Dazu gehört aber auch eine ordentliche Portion Willenskraft.

5. So individuell wie du!

Zeitmanagement ist kein Einheitsschuh, der jedem gleich passt. Finde Techniken und Instrumente, die zu deiner Persönlichkeit passen. Sei kreativ und probiere Dinge aus, um festzustellen, ob diese Wirkung zeigen. Konzentriere dich auf das, was funktioniert und auf Erfolge, auch wenn sie noch so klein scheinen.

Ob du einen Papierkalender benutzt oder dein Smartphone, das spielt keine Rolle. Wichtig ist zu verstehen, dass Zeit begrenzt ist und diese gut genutzt werden soll.

Rund um Zeitmanagement und Selbstmanagement gibt es sehr viel Literatur für Einsteiger und Fortgeschrittene. Hier möchten wir dir drei Buchtipps mit auf den Weg geben.

„Ganz einfach Zeit haben“ von Thomas Hohensee ist zeitlos gut um sich der Frage zu nähern, wie du dich von Überflüssigem befreist.

„Die 7 Wege zur Effektivität“ von Stephen R. Covey ist ein Klassiker, der nicht ohne Grund zu den wichtigsten Business Bestsellern der letzten Jahrzehnte gehört.

Ein pragmatischer Ratgeber, nicht nur für die Hosentasche, ist „Zeitmanagement (Haufe TaschenGuide)“ vom Multi-Unternehmer und Erfinder der TEMP-Methode Prof. Dr. Jörg Knoblauch.